Indipendentemente dal contesto, un processo dovrebbe operare sempre al massimo livello di efficienza. In questo modo si ha un impatto diretto sulla produttività di coloro che devono usare o trarre benefici da quel processo. La Business Process Optimization (BPO) fornisce gli strumenti necessari per questo.
Con la digitalizzazione dei processi nell’industria, è possibile ottimizzare le operazioni produttive avendo informazioni in tempo reale: solo ciò che può essere misurato può essere migliorato.
In questo senso, l’integrazione delle varie e comprovate tecniche di ottimizzazione con il potenziale offerto dall’analisi e integrazione dei dati diventa un metodo nuovo e più avanzato per implementare un programma di ottimizzazione
Di cosa tratta la Business Process Optimization
Ormai da diversi anni, le aziende hanno iniziato ad analizzare e ristrutturare interi processi produttivi al fine di ottimizzarli. Quello che si definiva Process Re-Engineering è stato poi fortemente stimolato con l’arrivo delle tecnologie della informazione. Inoltre, una concorrenza ancora maggiore che derivata dalla globalizzazione ha motivato la integrazione.
Per questo motivo, la capacità di un’azienda di conseguire sempre una performance superiore si traduce oggi in un chiaro vantaggio competitivo.
Fasi per la Implementazione della Business Process Optimization
La pianificazione ha un ruolo essenziale in qualsiasi tipo di azione di ottimizzazione che debba essere realizzata. In questo senso, dalla prospettiva classica per la gestione aziendale, si evidenziano le seguenti fasi di lavoro.
- Identificare: Selezionare e delimitare i limiti del processo da ottimizzare. Determinare in modo chiaro gli obiettivi da raggiungere e i KPI che saranno poi impiegati per misurare il processo.
- Analizzare: Misurare le performance del processo rispetto agli obiettivi, rilevando possibili forme di miglioramento.
- Implementare: una volta che sono state individuate le opportunità di miglioramento, si applicano i nuovi parametri e le nuove tecnologie per ottimizzare l’output finale.
- Monitoraggio: Una volta che i primi cambiamenti sono stati implementati, è richiesto un monitoraggio continuo dei KPI principali. Questo permette di aggiustare il processo e finalizzare la sua ottimizzazione.
Si tratta di un lavoro ciclico che può e deve essere revisionato in base ai parametri di monitoraggio selezionati, che terranno conto delle variazioni del contesto e dell’output ricevuto.
Integrazione con le Tecnologie della Informazione
Il lavoro svolto durante il BPO può essere anche rappresentato dal punto di vista dell’analisi dei dati. Analisi che include il contributo delle tecnologie dell’informazione. In questo modo, può essere visualizzato più chiaramente il ruolo fondamentale giocato sia dai dati sia dalle tecnologie che rendono possibile la loro elaborazione.
- Integrazione dei dati: All’interno di un’organizzazione, esiste una molteplicità di processi che genera a sua volta una molteplicità di dati ancora maggiore. Risulta fondamentale essere in grado di selezionare e integrare la maggior quantità possibile di dati che si rivelino importanti.
- Analisi dei dati: Il lavoro di analisi dovrebbe essere eseguito attraverso l’applicazione di vari modelli. Fra le varie alternative è possibile includere per esempio la messa in opera di strumenti statistici di base o la strumentazione del data mining. Questi strumenti possono far emergere tendenze inaspettate.
- Implementazione di nuove soluzioni: in base ai risultati ottenuti dalle inefficienze trovate in ogni processo.
Vantaggi della Business Process Optimization
Il BPO offre diversi vantaggi che consentono a un’azienda di mantenere la propria posizione sul mercato e di adattarsi ai continui cambiamenti nelle aspettative dei clienti, alle nuove tendenze tecnologiche e all’aumento della concorrenza.
Attraverso una serie di strumenti tecnologici, il BPO offre una maggiore visibilità sui processi al fine di garantire il controllo. Inoltre, migliora la comprensione del processo. Di conseguenza, gli errori rilevati possono essere corretti più facilmente, riducendo potenziali effetti negativi.
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